ДОКУМЕНТ

ДОКУМЕНТ (лат. documentum), у најширем смислу означава све оно што може поучити и што може представљати пре свега доказ; у ужем смислу исправа -- диплома, повеља издата од владара или представника јавне власти, најчешће писане на пергаменту које имају одређени облик и правну снагу. Временом преовладало је значење писаног доказа према којем је д. настао у неком правном односу. Касније добија шири значај и означава све оно што може доказати неку чињеницу или посведочити о њој. Д. настаје у процесу свесне и организоване људске активности у циљу извршавања одређеног административног, правног, пословног или каквог другог циља -- писани састави настали у току службеног пословања неке институције (правног лица), физичког лица и породице, којима се покреће, допуњује, мења, прекида или завршава правни поступак. По правилу д. су настали из службеног деловања неког органа власти. Могу бити исправе са доказном снагом способне да произведу правно дејство и списи који немају доказну снагу званичне -- јавне исправе.

Д. могу бити: documentum publicum -- јавна исправа коју је издао неки орган власти и  управе; documentum privatum -- приватни спис који је саставила нека странка (приватна особа). По фазама рада, административним обележјима и техници настанка могу бити: концепт (conceptum), први писани састав неког акта; оригинал (originalis) изворник, први, првобитни запис и копија (обична или оверена) -- палеографска копија, дипломатска копија, факсимил (верна механичка копија), уникат (једини примерак неког д.), дупликат -- умножени примерaк (хелиографска копија, ксерокс копија, фотокопија, компјутерска копија и др.). По пореклу: сопствени и примљени; по садржини: обични са чијом садржином могу бити сви упознати; поверљиви са чијом садржином може бити упознат одређен број лица; и строго поверљиви за који зна руководилац и одређено лице. Саставни делови акта су: заглавље, назив и адреса примаоца, кратак садржај и текст акта, потпис службеног лица и отисак печата институције (сада електронски потпис и отисак). У архивима који чувају трајна д. у употреби су појмови: регистратура -- канцеларија (писарница) и архива дате институције, лица или породице где настају и чувају се акта и предмети до предаје архивима; акт -- појединачни спис; предмет -- скуп свих аката који се односе на исту материју и лице; досије -- скуп више предмета исте садржине; прилог -- писани састав или физички предмет који се прилаже уз акт или предмет ради његовог допуњавања, објашњења или доказивања;  концепт -- још неутврђени нацрт  акта;  оригинал -- коначна верзија д. са потписом овлашћеног лица и отиском печата; регистратурски материјал (регистратурски фонд) -- сва акта, предмети и евиденције о њима настали радом једне институције, правног и физичког лица и одређене породице у времену постојања и трајања; архивска грађа (архивски фонд) -- сав изворни и репродуковани материјал настао у раду датог ствараоца од значаја за историју, науку, културу и друге друштвене и државне потребе; безвредни регистратурски материјал акта -- предмети и евиденције за којима је престала потреба за текући, оперативни  рад  а нису оцењени као архивски д.; одабирање архивске грађе и издвајање и одстрањивање безвредног регистратурског материјала је поступак којим се архивска д. одабирају из регистратурског материјала и потом предају архивима на даље чување, сређивање и обраду, коришћење и публиковање уз претходно издвајање и уништење делова безвредног регистратурског који немају својство архивске грађе. Одабирање архивске грађе врши се на основу критеријума помоћу којих се утврђује вредност д.: примарна (оперативна) вредност за самог ствараоца и секундарна вредност д. (вредност за друге сврхе, појединце, надлештва, друштво и државу); доказна вредност је одраз делатности неке институције са правне стране; значај за остале науке; обавештајна вредност; критеријуми чувања списа: о личностима, о стварима -- имовини и о процесима, појавама и догађајима. Полазни критеријуми су: значај делатности ствараоца д., садржај д., време и место настанка д., оригиналност, временска граница до када се или за који период, процесе, догађаје и личности се не врши, односно од када се може вршити излучивање безвредног материјала; помоћни критеријуми су: репрезентативност, поновљеност података, дублирање података, сачуваност, обим датог регистратурског, односно архивског фонда, спољне особине д., чување узорака д. и др. Валоризација регистратурских д. састоји се од: валоризације делатности институција стваралаца д.; валоризације д. и евиденција ствараоца према врсти и садржају; валоризације сваког акта у датој врсти предмета.

ИЗВОРИ: Историјски архив Београда; АС; АЈ; „Закон о културним добрима са објашњењима", АрП, Бг 2000. за 1996--1997, 1--4.

ЛИТЕРАТУРА: Група аутора, Рјечник архивистичке терминологије, Зг 1977; С. Аџић (прир.), Архиви и архивска грађа -- термини, описи, дефиниције, енглеско-српски терминолошки речник, Бг 2011.

М. Ф. Петровић